Ventanas secundarias de tipo búsqueda

Action dispone de un conjunto de ventanas de búsqueda mediante las cuales es posible encontrar rápidamente los registros que se desea consultar o procesar.

Al pulsar el botón derecho del ratón sobre un registro, se podrá acceder al menú contextual del mismo, así como al conjunto de herramientas disponible para operar sobre la tabla.

Elementos de las ventanas de búsqueda

Las consultas de Action se abren en ventanas como la mostrada en la figura anterior. Se dividen en varias zonas, cada una de las cuales cumple con una determinada.

Los criterios de búsqueda nos permitirán especificar los filtros para nuestra consulta. En los campos de texto, podremos especificar el filtro según las siguientes opciones (no es sensible a mayúsculas/minúsculas):

• Texto exacto:
• Comienzo del texto:
• Fin del texto:
• Fragmento del texto:

En los campos combinados, pulsando sobre el botón se desplegará el listado de posibles valores. Simplemente tendremos que seleccionar el deseado. Conforme se escribe en el campo de texto, la lista de posibles valores resulta filtrada por el contenido del campo de texto. Si quisiéramos que este campo no filtrase, sólo es necesario dejarlo en blanco.

El botón Buscar ejecutará la consulta a partir de los criterios especificados.

Tabla de resultados de la búsqueda.

En esta tabla aparecerá el conjunto de registros que cumplen los criterios seleccionados. Es importante remarcar que el conjunto de registros se limitará a la visibilidad del usuario, ya que esto suele llevar a confusión.

Barra de herramientas de resultados:

En los dos primeros campos nos indica la posiciones que se nos están mostrando, en la figura del ejemplo podemos ver que tendríamos los registros del 0 al 51.

En el siguiente campo nos indica el número total de resultados de la búsqueda, en nuestro ejemplo son 11.

Por último los botones Ant. y Sig. nos permiten movernos por las páginas de resultados.

Barra de herramientas

Mostrar/Ocultar filtros: Con este botón se nos permite ocultar o mostrar los campos de los criterios de búsqueda.

Mostrar...: Al pulsar este botón podremos seleccionar que campos queremos que se muestren, por ejemplo:

Más filtros...: Esta opción permite añadir criterios de filtrado a la búsqueda actual. Estos nuevos criterios de filtrado pueden ser simples (un campo de la búsqueda) o complejos (un panel de filtrado por acción asociada)

Ver como...: Si nuestro usuario tiene permisos para exportar a HTML o Excel, esta opción nos permitirá ver la tabla en dichos formatos.

Exportar como...: Esta opción es equivalente a la anterior, pero en lugar de mostrar los datos los exporta al fichero que le indiquemos.

Búsquedas a partir de códigos de interés.

Los códigos de interés son etiquetas definidas por el administrador de Action que se pueden utilizar al definir contactos, empresas, materiales, etc. Estas etiquetas nos servirán para clasificar los elementos y, en consecuencia, para realizar búsquedas a partir de los códigos de interés, como pueda ser la del ejemplo que se incluye en la imagen siguiente, búsqueda de contactos a partir del código de interés:

En la imagen que se incluye a continuación se puede observar un ejemplo del listado que aparecería en el desplegable para elegir el código de interés que queramos fijar como criterio de búsqueda. Para comprender mejor en qué consisten los códigos de interés en la figura de nuestro ejemplo podemos observar que el administrador ha creado un conjunto de códigos de interés llamado CMP – Empresas, y a su vez dependiendo de él tres subcategorías (Clientes, proveedores y suministradores), también subdivididos según el sector. A partir de estos códigos de interés que se han creado en este ejemplo podremos tener categorizadas a nuestras empresas y contactos que tengamos dados de alta en Action. Además es importante remarcar que se pueden asignar tantos códigos de interés como deseemos a un elemento, por ejemplo, un contacto podría tener el código de interés relativo a su empresa y sector y además otro asociado a su categoría en la empresa.

Búsquedas por acciones asociadas.

En action toda la información se encuetra relacionada a partir de la actividad que se realiza sobre ella, es decir, las acciones que se generan en los procesos de la empresa. Es posible filtrar los resultados de las búsquedas por la actividad llevada a cabo presionando en Más filtros... y seleccionando alguna opción de filtrado adicional:

Este ejemplo mostrará todos los contactos que tengan alguna actividad en marcha, ya que tienen acciones abiertas relacionadas.

Gráficos

Action permite exportar cualquier consulta a un gráfico. Para ello, utilice el botón Ver como... y seleccione la opción Nuevo.

Una vez seleccionado el menú anterior, le aparecerá una pantalla como la siguiente:

Seleccione en esta pantalla los siguientes datos:

• Título: encabezado del fichero PDF generado.
• Y: columna mostrada en el eje de abcisas, cuyo valor desee acumular (números) o contar (fechas o cadenas de carateres.
• Agrupar por: podrá agrupar por hasta 3 campos para generar las diferentes series que la gráfica genere.
• X: columna mostrada en el eje de ordenadas.
• Agrupar fechas: seleccione agrupación por fechas en el eje de ordenadas, para realizar representaciones por días, meses, trimestres o años.

Una vez creado el gráfico, podrá visualizarlo bajo el mismo botón Ver como... con el nombre utilizado en el título del gráfico.

El gráfico se almacenará junto con la búsqueda en el caso de utilizar una consulta del sistema (desde los menús de configuración de la aplicación) o si almacena la consulta entre sus favoritos (accesibles mediante Ctrl-B)