Bandeja de entrada de correo electrónico

Como parte de los procesos, Action permite el registro de correos electrónicos recibidos. De esta forma, todas las comunicaciones de la empresa quedarán perfectamente organizadas junto con el resto de información que Action gestiona.

Al contrario que otros clientes de IMAP, Action no le va a permitir gestionar carpetas ni locales ni remotas. Action incorporará el correo electrónico recibido como un documento más incorporado a los procesos. Así el correo electrónico será visible por aquellos usuarios que tengan permisos para ello, dentro de las búsquedas habituales de Action.

Para facilitar el uso de la bandeja de entrada de correo electrónico, Action permite hacer el registro de correos electrónicos entrantes tanto desde el propio proceso, como desde la bandeja de entrada. Para abrir directamente la bandeja de entrada, vaya al menú Documentos - Bandeja de entrada de e-mail. Se le mostrará una ventana como la siguiente:

En esta vista encontrará ordenados cronológicamente todos los mensajes que estén almacenados en sus bandejas de entrada de correo electrónico. Seleccionando el mensaje con el ratón o el teclado podrá ver el cuerpo del mensaje en el marco inferior. Para configurar las cuentas de correo electrónico que tiene visibles, consulte a su administrador de Action.

Menú contextual del correo electrónico

Como es habitual en Action, pulse el botón derecho sobre un e-mail para acceder a las opciones disponibles:

En primer lugar, le aparecerán las acciones de creación de procesos a partir de correo electrónico. Seleccione alguna de éstas si el correo electrónico no se corresponde con un hilo de acción ya existente (respuesta a una correo anterior suyo, confirmación de un pedido o un pago que está pendiente de ser confirmado,...).

En segundo lugar, si Action es capaz de localizar el hilo de acción relativo a este correo electrónico, le mostrará la opción de ver las acciones relacionadas (opción Acciones en el mismo hilo...). A continuación, le mostrará también las acciones en el hilo abiertas que se puedan generar a partir de un e-mail entrante (en este caso Esperar respuesta). Si ejecuta una de esas acciones, tomará como parámetro de creación el correo electrónico que ha seleccionado.

Tanto si crea un nuevo hilo como si registra la acción en un hilo existente, Action moverá ese correo electrónico a una carpeta denominada ActionImport bajo el INBOX del servidor IMAP para evitar que ese correo sea importado varias veces.

La opción Marcar como leido marcará como leido el mensaje en el servidor IMAP, pero no realizará acción alguna en Action. La opción Eliminar moverá el mensaje a una carpeta denominada ActionDeleted bajo el INBOX del servidor IMAP. Tanto la carpeta ActionImport como la carpeta ActionDeleted deberán ser vaciadas desde un cliente de correo electrónico estándar.

El resto de opciones que aparecen en el menú contextual son las acciones de manejo de tablas, descritas anteriormente en este manual.

Identificadores en correos electrónicos

Para poder asignar con facilidad correos electrónicos entrantes a hilos de acción, Action añadirá en los envíos de correo electrónico un identificador de la acción que envío el correo electrónico al final del cuerpo del correo. Cuando le contesten a ese correo, habitualmente se copiará el cuerpo del mensaje que usted envió en el mensaje de respuesta, permitiendo a Action identificar ese correo inequivocamente.

Por diversos motivos (que no copien el cuerpo, que la respuesta adjunte el mensaje en vez de copiar el cuerpo, que le contesten en un correo nuevo, que reutilicen un correo anterior...) es posible que Action no pueda encontrar el hilo al que va asociado el correo, por lo que tenga cuidado a la hora de crear nuevos hilos con asuntos en marcha, ya que la información podría no quedar adecuadamente registrada.

Siempre será posible registrar un correo desde una acción (ejecutando la acción y seleccionando posteriormente el correo a importar deseado), por lo que tómese el tiempo necesario para localizar el asunto concreto