Documentos

En Action, un documento representa cualquier información que se desee generar desde Action, o registrar en Action para su posterior consulta. Algunos ejemplos de tipos de documentos que se pueden generar o registrar:

• Ofertas, pedidos, albaranes, facturas, recibos,...
• Cartas, faxes, correos electrónicos.
• Catálogos.
• Manuales.

Aunque cada tipo de documento tiene características propias, Action los trata por igual en la medida de lo posible, facilitando así su comprensión y manejo. Todos los documentos visibles por el usuario se podrán encontrar a través de las búsquedas de documentos, las cuales podrán ser filtradas a conveniencia para facilitar la localización de documentos.

Los documentos, por regla general, disponen de los siguientes elementos:

• Datos generales: tales como asunto, cuerpo, responsable, datos de contacto del responsable...
• Líneas: conjunto de elementos ofertados, facturados, enviados, etc. provinientes de la lista de precios o de materiales.
• Destinatarios: contactos de la base de datos a los que va dirigido o de los que proviene el documento.
• Ficheros: conjunto de archivos que van vinculados al documento. Es útil para registrar los documentos enviados por sus clientes o proveedores, de tal forma que Action los almacena para usted. También permite enviar adjuntos en correos electrónicos. Action realiza una gestión inteligente de estos ficheros, evitando duplicidades y permitiendo su acceso desde cualquier localización.
• Cláusulas: conjunto de informaciones (formas de pago, formar de envío, condiciones generales,...) que el documento dispone. Son definibles por el administrador, el cual podrá establecer los criterios que estime para modificarlos.

Acceso a la vista de documento

Desde una búsqueda de documentos, será posible acceder a su vista mediante doble click o presionando Enter. Por otro lado, es posible que la vista predeterminada de ciertas acciones muestren el documento asociado para, de esta forma, facilitar el trabajo al usuario.

El menú contextual de una acción mostrará el menú contextual del documento asociado, si existiese. A través de este menú contextual será posible también abrir la vista del documento.

Algunos elementos disponen de un menú contextual que permiten buscar los documentos relacionados con aquel, de forma que se facilita buscar los documentos enviados a un contacto, a una sede, etc. Esta relación se establece normalmente porque tengan actividad en común, o sea destinatario del documento.

Vista de documento

Según el tipo de documento de que se trate, dispondrá de una vista u otra, adaptada a las necesidades del documento concreto.

A pesar de todo, la vista de los diferentes documentos comparten muchos elementos entre sí. Pasamos a describirlos a continuación

Elementos comunes

Asunto y cuerpo (carta)

En esta pestaña es posible registrar tanto el asunto como el cuerpo del documento. Habitualmente se utilizará para la carta introductoria al documento enviado, o para el asunto y el cuerpo del correo electrónico que adjunta el/los ficheros que se envíen a los destinatarios del documento.

Ambos campos se pueden formatear con las herramientas disponibles para los cuadros de texto con formato, y su longitud es arbitraria.

Líneas del documento (elementos)

Determinados tipos de documentos dispondrán de la opción de poder insertar líneas (artículos de lista de precios o materiales). El origen de estos elementos dependerá de la naturaleza del documento y de la configuración que el administrador haya previsto.

Al presionar el botón nuevo en la tabla de elementos del documento, se mostrará un Wizard en el que se le permitirá buscar un origen válido para crear una nueva línea de documento. De todos modos, siempre podrá arrastrar un elemento directamente desde una lista de precios o desde una búsqueda de material; tenga en cuenta que Action no le permitirá insertar elementos no válidos en el documento.

El conjunto de información mostrada para el elemento dependerá del tipo de documento concreto, pero siempre se podrá acceder a toda la información mediante el botón derecho sobre la línea del elemento a editar.

Puede consultar más información acerca de los elementos del documento en la sección dedicada a ellos.

Responsable

En esta pestaña podrá modificar los datos por defecto de remitente del documento si así lo desease. Por defecto, serán los definidos por el administrador.

Destinatarios

De igual forma podrá editar los datos del destinatario o los destinatarios del documento. Nótese que estos datos están copiados del contacto, por lo que si los modifica aquí no se verán reflejados los cambios en el propio contacto. De igual forma, si cambia los datos del contacto, no se verán reflejados aquí a no ser que vuelva a cargar estos datos desde el menú contextual del documento.

Dispone de un icono mediante el cual podrá acceder al menú contextual del contacto o sede destinataria del documento.

Cláusulas

El conjunto de cláusulas de los documentos viene definida por el administrador de la aplicación, así como el conjunto de valores por defecto, su editabilidad, etc.

Podrá cambiar el valor por defecto de las cláusulas desde los desplegables Cargar valor... Situados en la parte superior derecha de la cláusula. Es posible que, además de poder cambiar el valor por defecto luego pueda editar estos valores cargados.

Note que se pueden definir a nivel de sede o empresa valores por defecto para los contactos de la base de datos. De esta forma, le será posible definir, por ejemplo, formas de pago específicas para cada uno de sus clientes.

e-Mail

En los documentos que se envíen por correo electrónico, será posible especificar más destinatarios de correo. Estos destinatarios recibirán el mismo correo electrónico que recibirán los destinatarios principales del documento, sin modificar los contenidos de los adjuntos. Los destinatarios se pueden añadir arrastrando desde una búsqueda de contactos o presionando el botón nuevo de la tabla de destinatarios.

El campo Mostrar destinatario único le permitirá establecer una dirección de correo en el Para del correo electrónico que ocultará la lista de destinatarios a las personas que reciban el correo. De esta forma, alguien que reciba el correo no podrá saber quienes han sido el resto de destinatarios del correo. Le será útil, por ejemplo, para enviar campañas de correo electrónico.

Información general

Esta pestaña refleja otros datos del documento tales como:

• Fecha de creación: fecha en la que creó el documento.
• Fecha de validación: fecha en la que se cerró la acción del documento y, por tanto, dejó de ser editable.
• Código impreso: código del documento visible en la impresión. Por defecto, Action utilizará su código interno, aunque también lo podrá cambiar a su conveniencia. Existe otro modo de trabajo, si el administrador lo establece, mediante el cual Action genera series de documentos y, por tanto, sobreescribirá este campo.
• Fecha del documento: fecha en la que se imprime el documento. Si Action se la encuentra vacía la establecerá con el mismo valor que la fecha de validación del documento.
• Válido desde / fecha de validez: rango de fechas, a efectos de impresión, que determinan la validez del documento.
• Responsable: responsable del documento.
• Referencia externa: identificador del cliente del documento actual.
• Idioma: idioma a utilizar en la impresión, y en la carga por defecto de descripciones. Note que si cambia el idioma del documento a posteriori, no se actualizarán las descripciones de los elementos. Deberá volver a añadirlos para que surtan los efectos.

Ficheros

Los documentos tienen la opción de adjuntar ficheros. Estos ficheros se enviarán como adjuntos si el documento se enviase por correo electrónico. Si lo envía por fax o carta deberá imprimirlos usted mismo.

Menú contextual del documento

De igual forma que la vista de cada documento es específica, su menú contextual también varía. De todos modos, resumiremos aquí el conjunto de funcionalidades que podrán disponer los diferentes documentos.