Acciones

La acción es el elemento clave de Action. tiene múltiples funciones, entre las que podríamos destacar las siguientes:

• Registrar tareas que se han realizado en su organización.
• Programar tareas que se deben realizar.
• Vincular otro tipo de elementos entre sí (proyectos, contactos, materiales, documentos,...), de tal forma que sea posible acceder fácilmente a la información relacionada con una tarea u otro elemento.
• Establecer el estado de otros elementos (documentos pendientes de validar, o cobrar, materiales en stock,...) para permitir su seguimiento.
• Agrupar elementos de diferente naturaleza para analizar información, o establecer nuevas acciones a realizar sobre ellos.
• Anotar información relativa a los elementos vinculados.
• Crear, modificar y eliminar elementos vinculados (documentos, proyectos, materiales...), como resultado la creación o ejecución de una acción.
• Definir responsabilidades y visibilidad de los usuarios de la aplicación.

Acceso a la vista de acción

Dependiendo de la configuración que haya establecido el administrador, es posible que la vista por defecto (haciendo doble click, o presionando Enter sobre el registro) no sea la vista de acción; es posible que sea la vista de algún elemento asociado (contacto, proyecto, documento, material,...), o varias de éstas simultáneamente. Si desea mostrar la vista de la acción, acceda al menú de la acción (botón derecho del ratón sobre la búsqueda, o botón Menú sobre la vista) y seleccione el menú Acción - Abrir...:

De esta forma siempre podrá acceder a esta vista de acción.

También es posible acceder directamente a las acciones abiertas vinculadas a algún elemento desde su menú contextual sin necesidad de buscar la acción:

o bien, podrá buscar todas las acciones relacionadas de alguna forma con un elemento en su propio menú:

Vista de acción

El panel de vista de acción se corresponde con la siguiente imagen:

Los diferentes campos editables que componen la acción son los siguientes:

• Responsable: persona que está a cargo de la realización de la acción. Puede estar en blanco, dejando al grupo de usuarios la responsabilidad de la acción.
• Grupo de usuarios: grupo de usuarios a cargo de la tarea.
• Fecha prevista: fecha a utilizar a efectos de organización de agenda; incluye su duración. Es posible utilizar esta fecha como fecha de alarma (ver más adelante).
• Prioridad: permite la diferenciación de acciones según su importancia.
• Alarma: fecha y hora en la que Action informará al usuario de que debe realizar la acción. Si el usuario está conectado a la aplicación, recibirá una notificación en la misma. El administrador puede también puede establecer una dirección de correo electrónico a la que Action enviará un correo con los datos de la acción si el usuario no está conectado.
• Asunto: descripción corta de la acción con la que poder identificarla fácilmente.
• Seguimiento: descripción larga de los diferentes datos que se quieran recoger acerca de esta tarea.
• Localización: situación geográfica de la acción, por defecto respecto al contacto, sede o material vinculados.

Además, tendremos información adicional no editable:

• Id.: identificador único de la acción. Permite buscarla rápidamente.
• Tipo de acción: indica el nombre del tipo de acción para ubicarlo en el proceso, y poder clasificar las acciones.
• Originador: persona que ha creado la acción.
• Descripción del Proyecto: título del proyecto asociado.
• Contacto: información acerca del contacto asociado
• Sede: información relativa a la sede asociada a la acción.
• Fecha creación: fecha en la que la acción ha sido creada por el originador de la misma.
• Fecha fin: fecha en la que se ha dado la acción por cerrada, bien al cerrarla o bien al crear una acción que la continúe.

Menú contextual de acción

Al desplegar el menú contextual de la acción (tanto desde el botón Menú en la vista como con el botón derecho del ratón en una búsqueda), nos encontraremos ante entradas correspondientes a la propia acción y correspondientes a los elementos relacionados.

Nos vamos a centrar ahora en las entradas relativas a la acción:

• Abrir: abre la vista de la acción para poder visualizarla y modificarla.
• Abrir acción origen: abre la vista de la acción desde la cual se creó esta acción.
• Acciones creadas desde esta acción: abre una búsqueda de acciones filtrada por las acciones que tienen a esta acción como acción origen.
• Ejecutar: despliega un submenú con el conjunto de acciones que se crearse tras el cierre de la acción actual.
• Deshacer cerrar: deshace la operación de cierre seleccionada en el menú Ejecutar.
• Acciones en el mismo hilo: abre una búsqueda con todas las acciones que se han creado en el hilo de esta acción (por vía de ejecutar o por crear acción en el hilo).
• Crear acción en el hilo: despliega un submenú con el conjunto de acciones que se pueden crear en el mismo hilo de esta acción, sin necesidad de cerrar (ejecutar) la acción actual.
• Marcar como no leido: Marca la acción como no leída, aun si ha sido previamente leida. Aparecerá en la lista de acciones no leidas hasta que se vuelva a leer
• Cambiar contacto: Permite reasignar el contacto asociado a la acción.
• Cambiar responsable: Permite reasignar el responsable de la acción.
• Cambiar proyecto: Permite reasignar el proyecto en el que está incluida la acción.
• Eliminar: Elimina la acción actual, si el administrador lo ha permitido.