Configuración de usuarios

Para la definición de los usuarios deberemos acceder a la opción Gestión de usuarios a través de los menús como se muestra en la siguiente imagen:

Desde la pantalla de gestión de usuarios lo primero será configurar los datos de nuestra empresa en el botón Mostrar compañía:

Tendremos configurar nombre y CIF, y una vez modificado pulsar el botón Guardar o cerrar la ventana (guardará los cambios automáticamente):

Una vez definida nuestra empresa lo siguiente será dar de alta las diferentes delegaciones pulsando el botón Añadir Delegación y detallando toda la información correspondiente:

Por último, antes de pasar a la definición de usuarios, podremos crear los distintos grupos de usuarios que nos permitirán gestionar los permisos de acceso a las acciones. Para crear el grupo pulsamos Añadir Grupo e indicamos un identificador y una descripción:

Para acceder al diálogo de creación de usuarios pulsamos Añadir usuarios para indicar la información básica:

El Id. de Usuario tiene que constar obligatoriamente de tres letras. La delegación será una de las creadas en los pasos anteriores.

Una vez hayamos definido todos los campos pulsamos Aceptar y ya figurará nuestro nuevo usuario en el listado.

Configuración detallada de un usuario

Haciendo doble clic sobre un usuario podremos realizar una configuración mucho más detallada que los campos de la creación. Dispondremos de 6 pestañas diferentes, a continuación describiremos lo que permite cada una de ellas.

En la pestaña de Grupos de Usuario podremos indicar a que grupo/s pertenece el usuario. Como se verá más adelante las acciones están asociadas a los grupos de usuarios, por tanto, las acciones que un usuario podrá realizar dependerán de los grupos a los que pertenezca.

Por otro lado en esta ventana también se podrá especificar que acciones puede ver el usuario. Con respecto a esta opción se pueden dar tres casos:

• Si el usuario pertenece a un grupo y le damos la opción de poder ver al grupo podrá consultar las acciones que sean de sus compañeros de grupo.
• Si el usuario pertenece a un grupo, pero no le damos la opción "Puede ver" al grupo, sólo podrá acceder a las acciones de las que sea responsable, de los usuarios que pueda ver (según la pestaña de visibilidad de usuarios), o las que no tengan asignado responsable. No podrá ver las del resto de compañeros de grupo.
• Por último un usuario que no pertenezca a un grupo pero sí pueda ver sus acciones podrá consultar todas las acciones de todos los usuarios del grupo, pero no tendrá la posibilidad de modificarlas.

Todos estos puntos anteriores están a la vez condicionados por la configuración en la siguiente pestaña (Visibilidad de usuarios).

En la pestaña de Visibilidad de usuarios se puede especificar la visibilidad y modificación a nivel detallado por usuario.

En resumen, teniendo en cuenta la configuración en ambas pestañas, la gestión de acceso de visibilidad:

• Un usuario sólo podrá ver las acciones de otro si tiene marcada la opción Puede ver en la pestaña Visibilidad de usuarios, pero sólo verá las acciones correspondientes a los grupos que tenga marcados con Puede ver en Grupos de usuario. Dicho de otra manera, un usuario que tenga marcada la visibilidad de las acciones de un grupo sólo verá aquellos componentes del grupo que tengan marcado Puede ver en el detalle por usuario.
• Para la modificación y la firma la explicación es la misma que para la visibilidad.

La siguiente pestaña, Permisos, nos permite definir qué permisos generales tiene el usuario:

• Menús por defecto: En caso de querer conocer en detalle que menús se asignarían al usuario al marcar esta opción se recomienda consultar el manual de usuario de Action.
• Opciones de gestión de contactos: Para permitir o no la gestión de los contactos por parte del usuario disponemos de las siguientes opciones: Modificación, Cambiar contactos de empresa, Eliminación.
• Materiales - modificación: permite al usuario modificar la información correspondiente a los materiales de usuario.
• Lista de Precios - Modificación: permite al usuario la modificación individual de artículos de la lista de precios.
• Lista de Precios - Importación: permite el acceso al menú Lista de Precios - Importar artículos de lista de Precios mediante el cual se puede actualizar la lista de precios de forma masiva.
• Contratos – Firmar: Permite al usuario firmar documentos de tipo Contrato.
• Contabilidad: Permite acceso a las herramientas propias de contabilidad.
• Contabilidad – Apuntes bancarios – Visualización: permite la visualización de listados importados desde el banco, sin posibilidad de poder modificar los datos mostrados.
• Contabilidad – Apuntes bancarios – Importación: permite al usuario utilizar las herramientas para importar apuntes bancarios. Podrá introducir y eliminar apuntes bancarios a las cuentas bancarias dadas de alta desde mantenimiento.
• Administración de la aplicación: Permite el acceso a los elementos de administración y configuración de Action.
• Administración de usuarios: Permite el acceso a los elementos de administración y configuración de usuarios de Action.

En la pestaña Información del Contacto deberemos incluir la información propia del usuario:

Además de los datos personales también podremos incluir una imagen con la firma, que será la que se incluya en los documentos en que genere el usuario.

La pestaña Preferencias nos permitirá definir valores por defecto para el usuario actual. Estos valores podrán ser sobreescritos en el gestor de procesos en función del punto en el que nos encontremos.

• Idioma por defecto: idioma en el que se le presentará Action al usuario. También será el idioma por defecto que se le asignará a los contactos creados, aunque se puede modificar con posterioridad.
• Divisa por defecto: divisa que se asignará en documentos si no hubiese otra divisa asignada (al contacto o a la sede relacionada).
• Tipo de cambio por defecto: tipo de cambio de divisa que se aplicará a los documentos generados por este contacto si la configuración no establece otro tipo de cambio (definidos en el menú de mantenimiento).
• Tasa de IVA por defecto: tasa de IVA que se aplicará a documentos en el caso de que no esté establecida para el contacto o sede a la cual se está emitiendo el documento.
• Número máximo de destinatarios por documento: indica el número máximo de contactos a los que enviar un documento por correo electrónico, por defecto configurado a 10, y pensado para evitar envío masivo de e-mail por parte de usuarios no autorizados.
• e-mail para notificaciones de Action: dirección de correo electrónico a la que Action enviará las notificaciones programadas en el caso de que el usuario no esté utilizando la aplicación.

Por último, en la pestaña e-Mail podremos definir las direcciones de correo del usuario.

La lista de cuentas de correo electrónico que aparece, ha de estar dada de alta previamente en mantenimiento, para facilitar la configuración de cuentas de correo electrónico compartidas entre los usuarios. Una vez dadas de alta, los usuarios tienen permisos para leer la bandeja de entrada de correo y para redactar correos con remite a esa cuenta. Conviene asignar una cuenta de correo electrónico por defecto para agilizar la redacción de correo electrónico.

Se puede establecer una lista de destinatarios por defecto de los correos electrónicos, para mantener una copia de todos los correos redactados en la aplicación en algún buzón externo a Action.

Además de la configuración en las pestañas, por menú podemos cambiar la contraseña del usuario: