Tipo de acción

Hacemos doble clic sobre el icono de tipo de acción, o sobre la lista de tipos de acción, para definir sus características.

En la ventana Tipo de Acción, primeramente deberemos indicar su nombre y descripción, que se encuentran en la primera pestaña de la ventana:

Pasemos ahora a una descripción detallada de las diferentes opciones.

General

En la segunda pestaña (General) se pueden configurar los siguientes parámetros:

• Modo de cierre: Especifica el modo en que se permite cerrar la acción, existen las siguientes alternativas:
  • Crear siguiente: Cuando se crea la tarea siguiente se cierra ésta. Más adelante se explicará como se define una secuencia de acciones.
  • Crear siguiente – Sin acciones subordinadas pendientes: El mismo caso que la anterior, pero comprobado previamente si hay acciones subordinadas (creada a partir en el hilo de esta acción u otra acción previamente subordinada) aun abiertas; si las hubiese, no cerraría esta acción lanzando un mensaje de error.
  • Cerrar o crear siguiente: Se permite cerrar la acción sin generar una nueva o se cerrará como consecuencia de la creación de la siguiente.
  • Cerrar o crear siguiente – Sin acciones subordinadas pendientes: equivalente al caso anterior pero confirmándose previamente que no hay acciones subordinadas pendientes.
  • En la creación: Cuando se crea la acción inmediatamente se cierra. Permite registrar estados de finalización.
  • Sólo en la ejecución de documentos: impide la ejecución manual de la acción, haciéndola posible sólamente cuando un documento cierra ese tipo de acción asociada a un material (ver creación de documentos).
• Periodo para deshacer cerrar: Por defecto nunca se puede reabrir un acción, pero se puede cambiar a una hora, 8 horas, un día, una semana o siempre.
• Eliminable: En principio una acción nunca puede ser eliminada, pero si queremos que se permita podremos marcar esta opción. No permita que se elimine una acción en mitad de un proceso, ya que éste se extinguiría (debido a que no tendría ninguna acción abierta).
• Bloquea al usuario: Si marcamos esta opción impediremos que una vez creada la acción se pueda modificar el usuario responsable.
• Bloquea al grupo de usuarios: Para impedir modificar el grupo.
• Mostrar la acción: Cuando abramos la acción se abrirá la ventana de edición de la acción. Esta opción está marcada por defecto.
• Mostrar el proyecto asociado: Si marcamos esta opción se abriría la ventana correspondiente al proyecto asociado a la acción.
• Mostrar el documento asociado: Se abrirá el documento de la acción.
• Mostrar el contacto asociado: Se abrirá la ventana del contacto.
• Mostrar la sede asociada: Mostrará la ventana de la sede correspondiente.
• Mostrar el material asociado: Para abrir la ventana del material de la acción.
• Mostrar el artículo de la lista de precios asociado: Mostrará el artículo correspondiente.
• Editable por grupo de usuarios: Para fijar qué grupo de usuarios tiene permisos de edición de esta acción, independientemente del usuario o grupo al que ésta pertenezca.

Para una mejor comprensión de los permisos de edición de una acción en resumen, una acción podrá editarse sólo en estos casos:

• Siendo responsable de la misma.
• Perteneciendo al grupo que tiene permisos de edición.
• Si la acción no tiene responsable y nuestro usuario forma parte al menos a uno de grupos que pertenece esta acción. Que se configura en la pestaña que se explica a continuación.

Grupos

En la siguiente pestaña (Grupos) indicaremos a qué grupo de acciones pertenece nuestro Tipo de acción. Con ello especificaremos indirectamente que grupos de usuarios tienen visibilidad sobre ella (aquellos grupos de usuario con visibilidad del grupo de tipos de acción).

Para que un tipo de acción pertenezca a un grupo de tipos de acción, es necesario marcar la casilla Pertenece al grupo de la tabla de grupos de tipos de acción.

Creación (I)

En la pestaña Creación (I) podremos configurar:

• Grupo con permisos exclusivos de creación: Si especificamos un grupo de usuarios sólo los pertenecientes a ese grupo podrán crear la acción. Hay que remarcar que ese grupo de usuarios ha de tener visibilidad sobre el tipo de acción a través de los grupos de tipos de acción.
• Se puede crear desde:
  • Contacto/Sede/Material: Si marcamos alguna de estas opciones. podremos crear la acción a través de los menús de dichos elementos, quedando asociada a los mismos.
  • Menú de usuario: Podremos elegir en qué menú de usuario queremos que aparezca la creación de esta acción. Si lo dejamos en blanco no aparecerá en ningún menú.
  • Proyectos: Podemos especificar desde qué tipos de proyectos se puede crear directamente una acción, quedada asociada a la acción el proyecto en cuestión.
• Asignación de responsable: Por defecto la opción es conservar, es decir, conservaría el de la acción previa, pero podremos incluso especificar uno fijo o solicitarlo al crear la acción.
  • Conservar: no modifica el responsable de la acción previa. Si al cerrar la acción previa, no hubiese sido seleccionado ningún responsable, automáticamente se seleccionará el responsable actual.
  • Creador de la acción: el usuario actual que crea la acción aparecerá como responsable.
  • Creador de la acción anterior: útil para devolver información al solicitante a través de la acción anterior.
  • Seleccionar: permite escoger un usuario concreto como responsable.
  • Solicitar: en la creación de la acción, mostrará la lista de usuarios para escoger el siguiente responsable.
  • Solicitar (creación múltiple de acciones): en la creación de la acción, mostrará una lista de usuarios en las que se podrán seleccionar múltiles líneas. Action creará una acción independiente por cada usuario seleccionado en la lista.
• Asignación de grupo de usuarios: Al igual que para el caso anterior, por defecto, conserva el de la acción origen.
• Opciones de enlace: Cuando una acción se crea a partir de otra, por defecto conserva todas las relaciones, pero podemos cambiar este comportamiento para que solicite el cambio en la creación, que se exija que exista (solicitándola en el caso de que no existiese) o que se elimine.
• Otras opciones:
  • Preguntar si crear: Cuando intentamos crear la acción nos consultará antes de hacerlo. Por defecto esta opción no está marcada.
  • Mostrar la acción en la creación: Si esta opción está marcada al crear la acción se mostrará todo lo especificado en la pestaña General.
  • Prioridad: Permite especificar una prioridad por defecto (baja, media o alta).
• Opciones de la fecha prevista: Por defecto ninguna, pero podemos conservar con respecto a la anterior acción, solicitarla, etc.

Creación (II)

En la segunda pestaña de creación (II) podremos incluir un asunto y/o seguimiento por defecto. Adicionalmente podremos marcar si queremos que se reemplace el existente en la acción origen o si por el contrario se conserva. Por defecto se heredan tanto el asunto como el seguimiento.

Documento

La pestaña Documento permite generar un nuevo documento asociado a la acción; para ello es necesario marcar la opción Genera documento. Antes de detallar las opciones que conlleva marcar esta opción es importante recordar cómo funciona la asignación de documentos en las acciones:

• Las acciones pueden llevar un o ningún documento asociado.
• El estado del documento es el correspondiente a la acción a la acción que lo genera, por tanto, cuando una acción se cierra el documento pasa al mismo estado, y en consecuencia se realizan las acciones correspondientes, por ejemplo, si el documento se debe enviar por e-mail se enviará. Tras el cierre de la acción original, el documento pasa a no ser editable; al deshacer el cierre de la acción, el documento retoma su estado de editable.
• Si una acción es secuencia de otra, puede conservar el documento de la anterior (configuración en la pestaña Creación (I)), pero el documento no se podrá modificar
• Si una acción es secuencia de otra si queremos un documento que se pueda modificar deberemos o bien crear uno desde cero o bien basado en el anterior.

Por tanto, de este resumen podemos deducir que si la opción Genera documento está marcada, si nuestra acción procede de otra que ya tenía documento, podremos marcar la opción Documento generado basado en el actual para que se hereden los valores del documento anterior.

Las opciones de creación de documento son las siguientes:

• Definición de documento: la utilizada para crear el nuevo documento. Debe estar definida con anterioridad en el sistema (consulte el apartado de definición de documentos).
• Formato de impresión: tipo de salida de impresión que se desea utilizar por defecto. Los informes de impresión en cada formato será serán los definidos en la definición de documentos:
  • Carta, fax: formatos de impresión para impresora, en función de si se desea enviar por correo ordinario, o por la máquina de fax.
  • e-mail: Action se encargará de enviar el documento por correo electrónico estableciendo, el asunto y cuerpo del e-mail como el del documento, a través del servidor de correo electronico configurado.
  • e-mail almacenado en fichero: se genera un fichero de correo electrónico para ser enviado desde un cliente de correo electrónico estándar.
  • Teléfono: se marca el documento como informado por vía telefónica.
  • Ninguno: el formato de envío o recepción no es relevante (no genera salida de impresión).
• Serie del documento: marca el documento como perteneciente a esta serie. Si se especifica esta opción, se genera un número de documento incremental consecutivo para cada definición de documento y serie establecida. Es útil en facturas, abonos, albaranes, etc. que los se desee tener una numeración secuencial de documentos.
• Documento generado basado en el actual: copia destinatarios, elementos, cláusulas y ficheros del documento asociado a la acción origen de esta acción. No es necesario que coincida ningún otro parámetro de creación de documento. Es útil en el caso de querer generar una factura a partir de un albarán de envío, o un pedido de cliente a partir de una oferta aceptada.
• Modo de cálculo de precio aplicado: en la creación del documento, si esta opción no está vacía, se modifica el método de cálculo de precios de todos los elementos al seleccionado.
• Tipo de cambio aplicado: en la creación del documento, si esta opción no está vacía, Action actualizará el tipo de cambio aplicado a todos los elementos del documento.

Las dos opciones anteriores permiten actualizar valores de costo y margen sobre la venta en función de las variaciones del cambio deseado en cada uno de los documentos, o de ajustar el precio en función de la variación de la divisa.

• Opciones de creación de líneas del documento: En el caso de que el documento incluya elementos, es necesario especificar cual puede ser el origen de esos elementos:
  • Crear desde lista de precios: permite crear elementos a partir de la lista de precios. Si se desea, es posible limitar qué artículos de lista de precios se pueden añadir estableciendo un código de interés el cual los artículos deben poseer.
  • Crear desde material: permite crear elementos desde materiales existentes en Action. Se puede limitar el conjunto de materiales que se pueden añadir a aquellos que dispongan de una acción abierta de un grupo de tipos de acción concreto. Además, esta acción abierta puede ser ejecutada a otro tipo de acción concreto.
  • Crear vacíos: permite añadir un elemento sin asociación a lista de precios ni a materiales.
• Reemplazar el contenido del asunto y cuerpo del documento: permite sustituir el contenido del asunto y el cuerpo en el caso de duplicar un documento, o de generar un documento con asunto y cuerpo definido de antemano.

Proyecto

En las opciones relativas al proyecto las posibilidades son equivalentes a las de los documentos, en cuanto a herencia o creación se refiere. Si marcamos la opción Genera proyecto éste será generado en función del tipo de proyecto indicado. Al igual que ocurría en los documentos, si el tipo de acción procede de uno con proyecto podemos no marcar la generación y que se herede de la anterior acción.

En cuanto a las opciones de modificación de la pestaña proyecto se trata de las consecuencias que tendrá el cierre de la acción sobre el proyecto, si marcamos Cerrar proyecto se cerrará al cerrar la acción. Si marcamos la opción Deshacer cierre del proyecto el proyecto se reabrirá al cerrar la acción.

Material

Por último, la pestaña Material nos permitirá marcar si queremos que se genere o no material para la acción y las características de éste relativas a creación, propietario, localización y ubicación.

Los cambios que se realizarán sobre el material al cerrar la acción se especifican en los campos que hay dentro de Opciones de modificación, que nos permitirán:

• Cambiar el propietario al correspondiente a la acción.
• Cambiar la localización a la correspondiente a la acción.
• Cambiar la ubicación.
• Marcar como obsoleto: Al cerrar la acción se marcará el material como obsoleto.
• Deshacer obsoleto: Al cerrar la acción el material dejará deser obsoleto.