Gestor de procesos corporativos

La definición de tipos de acciones, proyectos y documentos, así como la secuenciación de los mismos se realiza a través del editor de procesos corporativos, al que se accede tal y como se ve en la imagen siguiente:

A través de este editor podemos crear nuevas acciones y el flujo de relaciones entre ellas (tanto grupos como secuencia). También se podrán definir los elementos que estas acciones crean (documentos y proyectos) y modifican.

Siempre que se termine de modificar la configuración, es necesario pulsar el botón Publicar configuración, el cual notificará al servidor y al resto de usuarios conectados de que se desea comenzar a utilizar la nueva configuración.

El editor de procesos consta de múltiples pestañas:

• Procesos: permite definir el flujo de trabajo, creando, eliminando y conectando acciones entre sí.
• Tipos de acción: tabla resumiendo todos los tipos de acción definidos en el proceso.
• Grupos de acción: definición de las agrupaciones de los tipos de acción para permitir filtrarlas en búsquedas, asignar permisos a los usuarios, etc.
• Tipos de proyecto: definición de los diferentes tipos de proyecto sobre los que los usuarios de Action trabajarán. Estos proyectos serán creados y cerrados como parte de los procesos definidos en este mismo gestor.
• Documentos: definición de los diferentes tipos de documento que Action genera y registra. Estos documentos se generarán y validarán como parte de los procesos definidos en Action.

Veamos ahora de forma detallada como utilizar este editor.

Creación de un nuevo tipo de acción

Para crear un nuevo tipo de acción tenemos que pulsar con el botón derecho del ratón sobre el fondo en la ventana Diagrama de procesos y elegir la opción Crear tipo de acción:

Esto nos creará un icono del nuevo tipo de acción con nombre no determinado (N/D):

Hacemos doble clic sobre el icono para entrar en el detalle del tipo de acción (explicado más adelante).

Secuencias de acciones

Hay dos tipos de secuencias de acciones:

• Acción siguiente: Se utiliza cuando una acción es precedida por otra, es decir, una secuencia, en la que cuando una acción finaliza se pasa a la siguiente. Dicho con otras palabras, se utiliza para definir un flujo de estados donde cada acción implica un estado.
• Acción perteneciente al hilo: En este caso no hay un cambio de estado, una acción depende de otra pero como tarea asociada y no como paso a la siguiente fase. Se podría decir que se trata de acciones subordinadas.

Para definir estas secuencias se utiliza la interfaz del Diagrama de Procesos. Si queremos unir una acción a otra deberemos pulsar la tecla ctrl. y al mismo tiempo hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la acción origen y llevar la fecha hacia la acción destino:

Al soltar el botón del ratón nos saldrán dos opciones:

Si marcamos Siguiente acción indicaremos que es un cambio de estado, es decir, de una acción se pasa a la otra. Si indicamos Acción asociada al hilo estaremos marcando que es una acción subordinada de la primera. Para el primer caso la línea quedará de color amarillo, y para el segundo de color rosa.