Panel de mantenimiento

Para abrir el panel de mantenimiento tenemos que acceder por el menú tal y como se ve en la imagen siguiente:

En la ventana que se abrirá podemos consultar los países y modificar divisas, códigos de interés, tarifas arancelarias, almacén, previsión de ventas y gastos. Para cada uno de estos grupos de información tendremos una pestaña distinta:

Códigos de interés

Action introduce para todos sus elementos el concepto de código de interés, mediante el cual es posible clasificar jerárquicamente elementos dentro de la base de datos.

Los códigos de interés son etiquetas que podemos asignar a componentes de Action como puedan ser los materiales, contactos, etc. Gracias a estos códigos podremos, por ejemplo, restringir las búsquedas por las categorías que nos interesen. Veamos algún ejemplo que ilustre la utilidad de estas etiquetas.

En la figura anterior se puede observar como en nuestro ejemplo se ha creado un conjunto de códigos de interés llamado CMP – Empresas, y a su vez dependiendo de él tres subcategorías (Clientes, proveedores y suministradores), también subdivididos según el sector. A partir de estos códigos de interés que se han creado en este ejemplo podremos tener categorizadas a nuestras empresas y contactos que tengamos dados de alta en Action. Además es importante remarcar que se pueden asignar tantos códigos de interés como deseemos a un elemento, por ejemplo, un contacto podría tener el código de interés relativo a su empresa y sector y además otro asociado a su categoría en la empresa.

Para la creación de nuevos códigos simplemente tendremos que pulsar botón derecho del ratón sobre el punto del árbol donde queramos agregar un nuevo código. Si creamos un nuevo código a partir de un elemento final (por ejemplo, CNT_DIR en la figura), este elemento pasará a ser también subgrupo y contendrá el código que definamos nuevo.

Para renombrar o borrar el procedimiento será el mismo, simplemente botón derecho sobre el código de interés a modificar y seleccionar la opción deseada.

Divisas

Esta pestaña se utiliza para la gestión de las diferentes divisas y tipos de cambio aplicables.

En Action, es posible definir diferentes tipos de cambio para cada una de las divisas; mediante el gestor de procesos corporativos es posible modificar el tipo de cambio que es aplicado a los documentos. El tipo de cambio es una herramienta útil en el caso de querer, por ejemplo, ofertar con un tipo de cambio conservador, mientras que para la facturación se desea aplicar un tipo de cambio real con el que calcular los costos reales.

Action también puede actualizar las divisas diariamente desde el Banco Central Europeo. Para que un tipo de cambio sea actuailzado diariamente, seleccione la opción Auto para el tipo de cambio que desee actualizar. La columna Factor es un número decimal mediante el cual se corrige el valor de las diferentes divisas; facilita la posibilidad de disponer de tipos de cambio más conservadores o agresivos respecto al tipo de cambio actual.

Impuestos (Aranceles e IVA)

Para el cálculo de precios de venta al público y costos para artículos importados desde el extranjero, es posible definir el conjunto de tarifas arancelarias a aplicar en el sistema. Estas tarifas arancelarias se deberán asignar en los artículos de lista de precios y/o en proveedores.

También se definen en esta pestaña los IVAs a aplicar para los diferentes artículos de lista de precios. Las sedes cliente podrán tener un IVA diferente al establecido para el artículo (caso de clientes extranjeros, exentos de IVA).

Almacén

La definición del almacén y las diferentes localizaciones de material se realiza desde la pestaña Almacén.

Es posible definir tipos de ubicación. El tipo de ubicación forzará que los materiales sólo puedan ser ubicados en determinadas posiciones del almacén. Para ello, el tipo de ubicación del material y de la localización de almacén deberán coincidir.

Cada ubicación de almacén que se desee que Action gestione, deberá tener una entrada en la tabla superior. Si se desea especificar una capacidad máxima para la ubicación, introduzca un valor superior a 0 en la columna Capacidad Máx. Puede especificar también un orden de prioridad para la asignación, de modo que Action asignará prioritariamente las localizaciones de menor valor en la columna Prioridad.

Previsión de Ventas

La configuración de la previsión de ventas dispone de dos tablas: la probabilidad de ventas y el estado de la venta.

La probabilidad de venta se puede utilizar para calcular la cuantía de la previsión como una proporción respecto al valor de la venta.

El estado de la venta servirá para agrupar las diferentes posibles ventas según los criterios que se dictaminen. En este caso de ejemplo, el criterio viene dado por la disponibilidad de presupuesto por parte del cliente.

Gastos

Esta pestaña contiene configuración adicional para la gestión de gastos de empleados.

La cuenta de pago facilitará al gestor de los gastos cotejar mediante qué medio de pago se han realizado los diferentes gastos declarados por el empleado.

E-Mail

Esta pestaña contiene la configuración de envío de correo electrónico, tanto de entrada como de salida.

Aquí se configurará el servidor de salida SMTP, puerto, usuario, contraseña y sistema de seguridad. Destacar que será necesario añadir en esta página el certificado del servidor de salida, en el caso de que no sea reconocido automáticamente por Action.

Action soporta la configuración de lectura de cuentas de correo ubicadas en servidores IMAP. Una vez configuradas las diferentes cuentas de correo electrónico, se deberá permitir el acceso a las mismas a los diferentes usuarios en Gestión de Usuarios.

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Cuentas bancarias

Para facilitar el cotejo de asientos bancarios con los pagos pendientes, se deben dar de alta las cuentas bancarias de uso habitual de la empresa en esta pestaña. En el caso de tener soporte para contabilidad, también será posible dar de alta la cuenta contable asociada.

Cuentas contables

En el caso de tener acceso al módulo de contabilidad, aquí se podrán modificar las cuentas contables que se utilizarán en el módulo de contabilidad. Para las cuentas que tienen proceso automático por parte del sistema, es necesario configurarlo en la columna Cuenta de sistema.

Amortizaciones

En el caso de tener acceso al módulo de contabilidad, aquí se podrán definir y modificar planes de amortización a utilizar en los procesos de amortización de material.