Definición de documentos

Las acciones en Action pueden tener asociados documentos que nos servirán para presentar ofertas, enviar e-mails, cartas, etc. Para su creación y configuración se dispone de una pestaña en el Editor de Procesos Corporativos para su creación y edición:

Nueva definición de documento

Cuando seleccionamos la opción Crear una nueva definición de documento, lo primero que se nos solicitará será elegir el tipo de documento base:

Los documentos se basan en unos tipos de documentos ya predefinidos en Action. Cada tipo de documento tiene panel de edición diferenciado y funcionalidades particulares. Las posibilidades son las siguientes:

• Albarán de entrega
• Albarán de servicio
• Carta
• Contrato
• Declaración de gastos
• Factura emitida
• Factura proforma
• Factura recibida
• Lista de cláusulas
• Lista simple de artículos
• Oferta
• Pedido cliente
• Pedido de compra
• Previsión de ventas
• Registro de archivos

Una vez elijamos el tipo de documento y pulsemos aceptar se creará el nuevo documento y se nos mostrará la ventana de configuración:

Edición de la definición de documentos

La edición de la definición de documentos permite establecer determinadas particularidades para los documentos creados a partir de estas definiciones de documento.

• Decimales - documento: establece el número de decimales a los que Action redondeará los totales de los documentos.
• Decimales - línea de doc.: establece el número de decimales a los que Action redondeará las diferentes líneas del documento. Su valor puede no coincidir con el redondeo general del documento.
• Nombre: nombre de la definición de documento que Action mostrará a los usuarios.
• Signo de totales en consulta: permite modificar el signo de los totales que Action muestra al consultar. Esta opción permitirá, por ejemplo, conocer espectativas de ingreso neto directamente en Action.
• Habilitar códigos de Interés: posibilita a los usuarios marcar mediante el soporte de códigos de interés los documentos creados desde esta definición de documentos.
• Periodo validez (días): valor en días a sumar a la fecha de creación para establecer la fecha de validez del documento.

Otra parte de la posible personalización es la correspondiente a las cláusulas de los documentos. Éstas permiten añadir a los documentos secciones diferenciadas con texto añadido.

Por un lado es necesario definir qué cláusulas existirán en los documentos (explicado más adelante); por otro lado, es necesario definir qué posición (antes o después de las líneas del documento, posición relativa de las cláusulas entre sí) ocuparán.

Se podrá definir un valor por defecto cargado cuando el documento es creado. Este valor por defecto será reemplazado por el valor por defecto de la sede o la empresa destinataria del documento si estuviese definido en la sede o la empresa (ver documentación de usuario).

La vista de definición de documento permitirá también al administrador definir cuales serán los informes de impresión que se utilizarán para la definición de documento actual.

La edición de documentos permite escoger entre múltiples formatos de impresión (e-mail, Carta, Fax,...), en función del método de entrega que se desee emplear. Action permite definir un conjunto de informes de impresión independientes para cada uno de los métodos de entrega.

Es posible concatenar varios informes de impresión para una única salida. De esta forma se facilita, por ejemplo, que los documentos enviados por fax o correo convencional salgan con diferentes cubiertas, y los correos electrónicos no la lleven, puesto que ya lo llevan en el propio e-mail.

Los parámetros de configuración de los informes de impresión son los siguientes:

• Salida nº: fichero (1, 2, 3...) en el cual se incluirá el informe actual. Apto para generar, por ejemplo salidas por diferentes impresoras.
• Pos: posición en la que se situará el informe parcial en la salida de impresión
• Informe: nombre del fichero de informe que se utilizará para generar la salida.
• e-mail, fax, carta,...: casilla de verificación para añadir el informe de impresión en cada una de los diferentes formatos de impresión.

Es posible también definir el Nombre mostrado al informe, de modo que varios informes pueden compartir el mismo diseño únicamente modificando el nombre del documento a la hora de preparar la presentación (caso de facturas o facturas proforma).

La edición de los informes de impresión se detalla en el apartado correspondiente a Informes de Impresión.

Definición de cláusulas de documento

Para crear o modificar definiciones de cláusulas, es necesario ir al Editor de Procesos Corporativos en la pestaña Documentos y buscar la subpestaña Definición de cláusulas:

Una vez creada o seleccionada una definición de cláusula, se le presentará un panel como el siguiente:

En este panel es posible modificar la definición de la cláusula para adaptarse a sus necesidades.

Cabe destacar que se puede utilizar una misma cláusula en varios tipos de documento, ahorrando trabajo en la definición de documentos. Por otro lado, si un documento está basado en otro y ambos comparten una cláusula, el valor de ésta se conservará de un documento al siguiente.

Las opciones disponibles para las cláusulas son las siguientes:

• Nombres: nombre que se le asignará a la cláusula tanto en el panel de edición de documento como en el informe impreso. El idioma utilizado para la creación de las cláusulas dependerá del idioma general del documento.
• Modo de vista: permite escoger entre vista memo (con edición html del contenido) y vista de valor / observaciones (útil para una posible posterior clasificación de cláusulas).
• Limitar a lista: impide a los usuarios utilizar un valor en la cláusula diferente al establecido en la lista de valores por defecto.
• Requerida: impide al usuario almacenar el documento o validarlo sin que esta cláusula tenga un valor asignado.

Los posibles valores se definirán en la pestaña Valores de cláusula. Cada entrada en esa tabla corresponderá con un posible valor por defecto. Para estos valores por defecto es necesario asignarles un nombre (para que el usuario los pueda identificar) y el valor por defecto que se cargará en el documento para cada uno de los idiomas en los que se desee utilizar la cláusula.